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  • 时间:2019-03-11 18:50
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随着信息技术和网络技术的发展,电子文档在工作中逐渐取代了纸质文档,随之而来的电子档案的保护也日益受到了档案管理工作者的高度重视。本文结合自身工作实践,从电子档案的特点出发,在载体、环境、维护、检测、病毒防护等方面对电子档案的保护措施进行了探讨。 关键词电子档案特点保护措施 电子档案指“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据”。这些数据、参数及其软件通过特殊介质形成的电子档案既方便了档案的管理和使用,也由于其载体特殊性、环境求高、易于存储和携带等特点,使得保护成为电子档案管理中重的工作。 .电子档案的特点 存储档案内容的介质有很多,电子档案的信息需依赖于物质载体的存在而存在。从目前常用载体来看,材料大多为磁性物质和光盘。光盘常用的记录介质则主有碲、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料和磁性材料一样都具有稳定性差,易氧化、易与酸性、碱性物质发生反应、易出现磁道损坏等问题。 同时许多载体对环境温度、湿度的求较高。比如光盘就对光线和振动特别敏感,特别是紫外光,其能力足以破坏载体剩磁的稳定性。 在信息的安全性上,因信息和载体具有可分离性而随时都面临着被修改、盗窃、删除的危险,此外还有电脑病毒的严重威胁。 在管理上,电子档案是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的电子文件归档后形成的,因此它是具有保存价值的历史纪录,也遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、鉴定、保管、利用和统计。 .电子档案的保护措施 .选择优质的电子档案载体 由于磁带和软盘的存储容量小、存取速度慢,现已基本被淘汰了;移动硬盘价格则比较昂贵,技术不甚成熟,使用范围较窄。目前使用最多的是存储量大、存储速度快、价格经济的光盘来作为档案主载体,因为它基本满足了以下几点求首先应具有耐久性,对环境求低,不易损伤;其次具有很强的通用性,避免了信息频繁迁移的危险;再次载体的性价比合理,存在性能优良,价格低廉的特点;最后是光盘能够满足国际、国家或行业标准;能够从技术寿命和市场支持两个方面进行系统支持。 .建立规范的电子档案存放环境 从光盘的存放环境来看,其求是特别高的。首先光盘存放的温度求控制在℃℃之间,相对湿度控制在%%之间,还做好档案室的避光工作,特别是避免紫外光的直接照射;其次配备相应的防火器材,消灭火灾隐患;第三做好档案室的环境卫生工作;第四做好光盘储存装置的屏磁性,档案室应配备必的测磁设备,以便及时查处隐蔽的磁场。因为光盘是磁记录,外来磁场会使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,破坏记录的信息。最后做好有害气体腐蚀防护工作,特别是一些酸性和氧化性气体。 .对电子档案进行定期的检测与维护 电子档案的记录载体容易受到环境环境因素的影响,即使环境相当良好,也难免材料会出现自然老化或磁性衰减的现象,从而导致信息的丢失。因此加强对电子文档的检测与维护,以确保信息的可靠性。 对电子档案的检测,每年至少应该进行一次,以一个逻辑卷为单位,采用科学的采样方式进行,样品数量以大于%为宜。检测载体外观上是否出现物理损坏或变形,外表是否清洁、有无霉变现象;内容上进行读写校验,核对信息的内容是否完整、正确,对出现问题的载体及时进行修正或更新。对样品的拷贝应以载体使用期限三分之一为准,在拷贝后,其原载体应继续保存直至下次拷贝完成。 .采用先进的安全防护技术 ..身份验证 为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问,应当针对不同的用户设置不同的访问权限,在其访问之前对其身份的合法性进行验证。当前比较典型的控制模型有自主访问控制、强制访问控制和基于角色的访问控制。 ..对文档进行加密保护 对重的电子文档进行加密保护,是各国的通行做法,目前经常采用的加密技术有数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。这些方法现在还在不断更新进步之中,特别是对文档信息的加密技术,更是取得了很大的突破。 ..安装防火墙 防火墙是指设置在不同网络或网络安全领域之间的系列部件的组合,通过这个保护层,强制性地使所有的访问或链接都必须经过检查,一般由许多软件与硬件共同构成。档案信息系统防火墙的主功能就是为档案信息的共享、交换提供安全保障。从技术上来分,主分为三大类包过滤技术、代理服务技术和状态监控技术。当然,随着病毒技术的不断升级,防火墙技术也得到了极大发展,如目前的深度数据包检测技术等。这种“软件硬件”式的分布式防火墙在技术方面可以形成内外兼顾、多层次的纵深型的防护体系。 ..经常更新电脑病毒防范技术。众所周知,电脑病毒具有更大的破坏力,而且对被破坏的文件进行修复非常麻烦。因此加强病毒防范是档案管理的重内容。 总之,我们应该根据文件使用和存储情况采用不同的防护技术,以保证文件的安全。 .实施严格规范的操作规程 无论采取何种措施,关键还是建立严格规范的操作制度,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理。知道电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清,制度不明,考虑不周,都可能影响电子文件的原始性、真实性。 电子档案的保护是一项极其重而复杂的工作。在保护过程中,应该充分考虑环境、设备、技术、人员等各个方面因素,采用合理有效的保护措施,以确保电子档案的安全可靠。◆ 参考文献 []蒋萍萍.浅议电子档案保管与保护[J].科教文汇, []吴艳玲,吴文刚.浅议电子档案的保护[J].商业文化(学术版), []李倩松.电子档案的特性与保护技术[J].黑龙江史志, []龚素琴.电子档案保护技术初探[J].档案管理, []陈天.网络信息安全防范关键技术分析[J].科技资讯,